Déroulement de la procédure
de certification

2    Déroulement de la procédure de certification

Pour les institutions, la procédure de certification eduQua requiert la constitution d'un dossier démontrant que divers critères sont remplis tant au niveau de l'institution que d'une offre de formation choisie.
La procédure de certification intervient d'abord sur une base documentaire, c'est-à-dire que votre institution sera évaluée sur la base du dossier présenté. Un auditeur effectuera ensuite une visite de votre institution. Cet audit sur place, servira à clarifier ou à approfondir certaines questions et pourra même inclure la visite d'un cours.

Mais à quoi ressemble dans le détail le déroulement de la procédure de certification ?

2.1 Inscription auprès d’une instance de certification

La première étape consiste à prendre contact avec une instance de certification, qui vous fera parvenir les documents d'inscription. Vous trouverez sur le site Internet www.eduqua.ch la liste des instances de certification.
L'instance de certification que vous avez choisie est votre institution de contact direct et votre partenaire contractuel.
L'instance de certification vous fera parvenir un formulaire d'inscription. Retournez-le dûment rempli et signé, accompagné d'un prospectus de présentation de votre institution et de toutes vos offres de formation de l'année en cours.

2.2 Choix d’une offre de formation

Sur la base des documents d'inscription et en particulier des prospectus et offres annexés, l'instance de certification choisira une offre de formation qui sera examinée à titre d'échantillon. Le choix se portera sur une offre représentative des domaines d'activités principales de l'institution. L'instance de certification vous informera alors du choix effectué, afin que vous puissiez élaborer le dossier de certification.

2.3 Constitution du dossier de certification

L'ensemble des documents que vous devez réunir pour la constitution du dossier, c.-à-d. les formulaires et les directives concrètes, constitue la partie II de ce manuel.

2.4 Envoi du dossier de certification

Vous faciliterez le travail de l'auditeur en organisant et en numérotant les documents dans l'ordre attendu. Vous pouvez par contre choisir la forme extérieure sous laquelle vous présenterez votre dossier. Un dossier complet contient les quatre parties suivantes :

1. Page de garde
2. Auto-évaluation
3. Documentation sur l'institution, comprenant : Liste des annexes, Annexes 1-15
4. Documentation d'une offre de formation, comprenant : Liste des annexes, Annexes A1-A10

2.5 Examen du dossier par l’auditeur

L'exhaustivité du dossier est analysée en premier. En cas de lacunes importantes (non-conformités majeures), l'ensemble du dossier est retourné pour compléments.
Les dossiers complets sont analysés et évalués en détail. L'auditeur rédige un commentaire sur les différents points examinés et formule le cas échéant des recommandations, voire des conditions (demande de mesures correctives).

2.6 Audit sur place

Au terme de l'examen de la documentation, l'auditeur prendra contact avec vous afin de fixer une date pour une visite de votre institution. Sur la base des résultats (intermédiaires) de l'examen de la documentation, certains thèmes seront approfondis, de nouvelles informations seront demandées et / ou les premières mesures correctives seront formulées. La visite de l'institution pourra également inclure la visite d'un cours.

2.7 Rapport d’audit et décision

Le rapport d'audit présente les résultats de la procédure de certification à l'institution. Il repose sur les six critères de qualité eduQua (cf. chapitre 5) et prend en compte aussi bien les différents aspects de l'évaluation de l'institution que ceux de l'évaluation de l'offre de formation choisie. Le rapport comprend deux volets thématiques :

1. Décision
   • Certificat octroyé sans condition
   • Certificat octroyé sous condition (en cas de non-conformités mineures). Enumération des mesures correctives demandées
   • Certificat refusé (en cas de non-conformités majeures). Enumération des lacunes
     
     
2. Remarques sur les six critères et recommandations
   

   Il n'existe pas d'autres prescriptions liées à l'aspect formel du rapport d'audit. En cas de décision négative, l'institution peut faire recours. L'instance de recours est déterminée par le règlement de l'instance de certification.